L'INAIL, con la nota 10/09/2008 n.7095, riepiloga le novità riguardanti il libro unico del lavoro entrato in vigore lo scorso 18 agosto e fornisce alcune interessanti precisazioni in merito alle modalità di tenuta.
Più precisamente sono previste i seguenti sistemi di tenuta:
- Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo
- Stampa laser
- Su supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati
In caso di elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con preventiva numerazione dei fogli mobili e vidimazione INAIL, il libro unico del lavoro prima di essere messo in uso, deve essere numerato in ogni pagina e vidimato.
Invece nel caso in cui la numerazione e la vidimazione sia effettuata dai soggetti autorizzati dall'INAIL in sede di stampa del modulo continuo, i datori di lavoro (o i consulenti del lavoro o gli altri professionisti abilitati) devono presentare all'INAIL una richiesta di vidimazione in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare.
La richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica dei moduli può essere presentata presso una sede qualsiasi dell'INAIL. Questa prenderà contatti con la tipografia designata dall'utente, presenzierà alla stampa dei moduli ed eseguirà sia la vidimazione sull'ultimo foglio del blocco sia la registrazione in procedura GRA.
Invece se il datore di lavoro intende avvalersi della stampa laser è necessario che richieda inizialmente l'autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa.
Detta autorizzazione riguarda il libro nel suo complesso anche in caso di eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze.
Viene meno l'obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l'obbligo di inoltrare all'INAIL entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento lo stesso prospetto.
Infine per quanto riguarda la tenuta con modalità informatiche, l'INAIL precisa che è possibile avvalersi di supporti magnetici a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate.
Il libro unico può anche essere tenuto con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.
In questo caso non è necessaria la vidimazione e l'autorizzazione da parte dell'INAIL. L'unico adempimento che spetta ai datori di lavoro è l'inoltro di un'apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla DPL competente per territorio, prima della messa in uso, con l'indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.