Il datore di lavoro che intende avviare il welfare aziendale deve, prima di tutto, ascoltare le esigenze dei propri dipendenti, raccogliendo i loro fabbisogni.

La finalità di questa prima fase del processo, che porterà alla redazione di un piano welfare, è la definizione di un quadro chiaro dell’ambito di intervento.

Pertanto il datore di lavoro dovrà da un lato determinare le risorse che intende impiegare in misure di welfare e dall’altro raccogliere i bisogni dei lavoratori, tenendo in ogni caso conto che l’obiettivo finale aziendale è quello di incrementare la produttività elevando il benessere dei lavoratori.

Durante questa fase, il datore di lavoro dovrà effettuare una mappatura della popolazione aziendale, valutando: l’età, il genere, i carichi familiari, le area di lavoro, il livello di inquadramento, la dislocazione territoriale, la retribuzione totale e gli eventuali premi.

Inoltre si dovranno definire le caratteristiche del welfare aziendale che si intende adottare, verificando la presenza di fringe benefit e/o servizi già erogati, i lavoratori beneficiari ed il loro valore economico.

Sarà poi opportuno studiare l’andamento aziendale, attraverso l’analisi del fatturato, delle commesse acquisite, ecc.;

Infine, il datore di lavoro dovrà determinare le risorse da assegnare al piano welfare e scegliere le categorie di dipendenti a cui indirizzare il piano stesso.

Nel caso in cui si intenda stipulare un accordo o un contratto aziendale, in luogo di un regolamento aziendale, sarà poi opportuno effettuare un primo confronto con le rappresentanze sindacali.

A conclusione di tale fase è opportuno predisporre una relazione di analisi, corredata dei dati raccolti e delle elaborazioni effettuate, articolato per fabbisogni dei lavoratori.