Il Ministero del lavoro, con la circolare 30/04/2004 n.15, ha fornito le istruzioni operative che le DPL devono seguire nell'accoglimento delle richieste di autorizzazione. In particolare la procedura prevede che il datore di lavoro inoltri alla DPL di competenza la richiesta di autorizzazione all'assunzione di un lavoratore neocomunitario mediante una lettera raccomandata. Gli uffici competenti, dopo aver verificato che la domanda può essere accolta, inviano i dati al Ministero del lavoro. Quest'ultimo comunica ogni 15 giorni la graduatoria in ordine cronologico delel richieste di autorizzazione che rientrano nella quota delle 20.000 disponibili ordinate per tutto il territorio nazionale in funzione della data e dell'ora di spedizione della richiesta del datore di lavoro.