Il Ministro della Pubblica Amministrazione e della semplificazione, con direttiva n. 14 del 22 dicembre 2011, ha dettato gli adempimenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive.
Dal 01.01.2012, infatti, entrano in vigore le modifiche alla materia introdotte dalla L. 183/2011, avente quale scopo la “decertificazione” nei rapporti tra P.A. e privati, in specie l'acquisizione diretta dei dati presso le amministrazioni certificanti da parte delle amministrazioni procedenti e, in alternativa, la produzione da parte degli interessati solo di dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà.
Le Pubbliche amministrazioni non potranno più richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della P.A. Le disposizioni dovranno essere osservate dalle Pubbliche amministrazioni e dai gestori di pubblici servizi nei rapporti fra loro e in quelli con l'utenza ai sensi dell'articolo 2 del D.P.R. 445/2000.
Di seguito le principali novità introdotte con la nuova normativa:
a) le certificazioni rilasciate dalle P.A. in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati; nei rapporti con gli organi della Pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi, i certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dall'atto di notorietà. Conseguentemente, a far data dal 01.01.2012, le amministrazioni e i gestori non possono più accettarli né richiederli, tanto più in quanto tali comportamenti integrano violazione dei doveri d'ufficio;
b) sui certificati deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi"; le amministrazioni e i gestori devono conseguentemente adottare le misure organizzative necessarie per evitare che, dal 01.01.2012, siano prodotte certificazioni nulle per l'assenza della predetta dicitura. Inoltre, il rilascio di certificati che ne siano privi costituisce violazione dei doveri d'ufficio a carico del responsabile;
c) le amministrazioni certificanti sono tenute ad individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile, anche per consentire "idonei controlli, anche a campione", delle dichiarazioni sostitutive. L'ufficio in questione è altresì responsabile della predisposizione delle convenzioni per l'accesso ai dati di cui all'articolo 58 del Codice dell'amministrazione digitale;
d) le amministrazioni certificanti, per il tramite dell'ufficio responsabile predetto, devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;
e)  la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio ed è presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione».