Il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento n. 1665170 del 2 ottobre 2009, ha reso noto che in caso di emergenza il datore di lavoro può avere accesso ai file contenuti nel computer utilizzato dal dipendente assente, purché il personale dia adeguatamente informato di questa possibilità. Se poi il datore di lavoro consente ai lavoratori un uso per finalità personali dei personal computer aziendali, il datore di lavoro dovrà specificare condizioni, finalità e modalità di un tale uso.
La vicenda presa in esame dal Garante parte dal reclamo di una dipendente assente che, rientrata in azienda, si era accorta che alcuni file memorizzati sul suo personal computer erano stati oggetto di accesso, per conto di quest'ultima, da parte del lavoratore che l'aveva sostituita.
La dipendente ha lamentato il fatto che alcuni di questi file avessero natura personale e quindi estranea ai compiti di ufficio, oltre al fatto di non aver ricevuto alcuna informativa sulle procedure di accesso.
Il Garante, interpellato, ha dato torto alla dipendente. In particolare, dall'istruttoria non è emerso l'intento del datore di lavoro di consultare documenti di pertinenza personale della lavoratrice, ma il datore ha solo voluto avere accesso ai file utili per la gestione aziendale.
Pertanto, la legittimità della condotta del datore di lavoro porta a dire che non è illecito che lo stesso acceda al computer in uso al lavoratore in situazioni nelle quali ha necessità di accedere alle informazioni, anche in assenza del lavoratore.