Secondo una Guida operativa per la realizzazione del welfare aziendale diffusa da Anpal Servizi S.p.A., l’azienda che intende adottare un piano welfare deve informare i lavoratori dell’intenzione dell’azienda di sviluppare detto piano, spiegandone le ragioni e inquadrando l’attività nell’ambito del complessivo andamento aziendale. L’attività informativa e di sensibilizzazione dovrà rispondere ai seguenti criteri per massimizzarne l’efficacia e il ritorno in termini di coinvolgimento dei lavoratori: - Dedicare un tempo adeguato per presentare le attività e ricevere i primi feedback dai lavoratori; si consiglia di organizzare un momento pubblico con tutti i lavoratori presenti e con la partecipazione della direzione aziendale e delle rappresentanze sindacali. - Prevedere una presentazione generale di inquadramento sull’andamento aziendale e degli obiettivi futuri. - Presentare in linea generale le caratteristiche di un piano di welfare, le implicazioni fiscali e previdenziali per i lavoratori e per l’azienda (che cosa è un piano di welfare, che cosa prevede la norma fiscale, come si gestisce, perché conviene, ecc.). - Chiarire le convenienze dell’accesso al welfare aziendale rispetto all’opzione del salario di produttività percepito in denaro, in considerazione della normativa vigente sulla defiscalizzazione del premio cui i dipendenti possono avere accesso. - Valorizzare, ove già siano adottate misure, quanto già erogato dall’azienda in termini di beni e servizi e quantificarne il valore (netto e lordo). - Illustrare l’ammontare complessivo delle risorse economiche messe a disposizione dei lavoratori e alcune ipotesi di beni e servizi che potrebbero essere incluse nel nuovo piano. - Condividere in linee generale le modalità di gestione del piano (implicazioni operative per i lavoratori). - Comunicare gli appuntamenti successivi e le attività previste per sviluppare il piano con particolare attenzione alle implicazioni per i lavoratori (l’eventuale somministrazione di un questionario, ecc.). - Prevedere un congruo spazio per raccogliere un primo feedback da parte dei lavoratori. A tal fine potrebbe essere utile adottare i seguenti strumenti: - Realizzazione di una brochure o foglio informativo con le informazioni essenziali sui beni e servizi già erogati. - Presentazione in pdf da mettere a disposizione dei lavoratori, descrittiva del welfare aziendale e delle implicazioni fiscali e contributive. - Utilizzo della intranet aziendale come supporto ulteriore per veicolare le informazioni. - Organizzazione preliminare all’incontro di una campagna social “quanto è welfare la tua azienda”, per verificare il livello di consapevolezza dei dipendenti da condividere in sede plenaria.