L’organizzazione di feste aziendali, frequenti soprattutto nel periodo natalizio, rappresenta un momento di aggregazione importante per il clima interno. Tuttavia, quando l’evento si svolge all’interno dei luoghi di lavoro, lo scenario di salute e sicurezza cambia in modo significativo. Ambienti progettati per attività lavorative vengono temporaneamente utilizzati per finalità diverse, con livelli di affollamento, comportamenti e rischi non ordinari.

Di cosa tratta:

Organizzare una festa in azienda non significa semplicemente allestire un rinfresco o un brindisi. Dal punto di vista della sicurezza, l’evento introduce una attività straordinaria che può modificare temporaneamente la destinazione d’uso degli spazi, i carichi d’incendio, l’affollamento, i flussi di esodo e i comportamenti delle persone presenti.

Un evento aziendale non diventa automaticamente una manifestazione pubblica, ma può assumere caratteristiche assimilabili quando cresce il numero dei partecipanti, sono presenti soggetti esterni, vengono introdotti musica, intrattenimento o allestimenti temporanei, oppure si utilizzano spazi non progettati per ospitare persone in condizioni di affollamento.

Il riferimento tecnico per la gestione di questi scenari è rappresentato dalla Circolare del Capo della Polizia del 7 giugno 2017 (Gabrielli), che ha introdotto il principio di integrazione tra safety (incolumità delle persone) e security, successivamente consolidato e reso operativo dalla Direttiva del Ministero dell’Interno del 28 luglio 2017, basata su un approccio per livelli di rischio.

In generale, ogni manifestazione con afflusso organizzato di persone richiede:

  • valutazione del rischio evento;
  • gestione dell’emergenza;
  • controllo dell’affollamento;
  • misure antincendio coerenti con l’uso reale degli spazi.

Indicazioni operative e buone prassi:

  • Valutazione del rischio evento
    Ogni festa organizzata nei luoghi di lavoro dovrebbe essere valutata come attività non ordinaria. È buona prassi analizzare preventivamente affollamento, durata, tipologia dei partecipanti, uso degli spazi, presenza di alcol e attività previste, al fine di comprendere se l’evento resti semplice o superi una soglia di complessità, secondo le indicazioni della direttiva ministeriale.
  • Coordinamento dei fornitori e gestione delle interferenze
    Catering, allestitori, DJ o service tecnici introducono attività lavorative temporanee che possono interferire con l’ambiente aziendale. È buona prassi definire regole di accesso, aree operative, orari e modalità di coordinamento, valutando formalmente i rischi interferenziali e redigendo il DUVRI quando ricorrono le condizioni previste.
  • Integrare la gestione delle emergenze
    Il piano di emergenza ordinario è tarato sulle condizioni di lavoro standard. L’evento può richiedere un’integrazione specifica che consideri layout temporaneo, affollamento reale, vie di esodo e presidi antincendio, in coerenza con l’uso temporaneo degli spazi.
  • Gestire in modo prudente la presenza di alcol
    Limitazioni o divieti rappresentano una misura organizzativa prudente, soprattutto nei luoghi non progettati per eventi conviviali e in presenza di affollamento.
  • Verificare le coperture assicurative
    È buona prassi verificare preventivamente la coerenza tra le modalità dell’evento e le coperture assicurative disponibili. Eventi non valutati o non dichiarati possono determinare scoperture e criticità in caso di incidente.

Inoltre, devono essere valutati ulteriori aspetti, quali la gestione della musica e dei diritti di autore (SIAE), la verifica delle autorizzazioni amministrative (es. eventuale comunicazione SUAP) e gli aspetti igienico-sanitari legati alla somministrazione di alimenti e bevande (HACCP).

Conclusioni:

Eventi ludici organizzati nei luoghi di lavoro non sono vietati, ma comportano diverse implicazioni dal punto di vista della sicurezza. Quando l’iniziativa cresce per dimensioni e complessità, aumentano anche i rischi e le responsabilità organizzative. Un approccio basato sulla valutazione reale dell’evento consente di adottare misure proporzionate e consapevoli. In molti casi, soprattutto quando non è possibile garantire condizioni adeguate di sicurezza, la scelta più efficace e meno esposta a criticità resta quella di svolgere l’evento in strutture esterne già autorizzate, consentendo all’organizzazione di celebrare il momento conviviale senza trasformarlo in un problema di sicurezza.