Le ispezioni sulla sicurezza possono avvenire in qualsiasi momento. Prova ad offrire una guida pratica per affrontarle con serenità, preparazione e strategia, trasformando un controllo (ma anche più semplicemente un audit) in un’occasione di crescita e miglioramento per l’organizzazione.

Cosa tratta :

Un ispettore bussa alla porta. Non è un controllo programmato, non c’è preavviso. È un’ispezione sulla sicurezza sul lavoro. In Italia con INL, come negli Stati Uniti con l’OSHA, le visite degli organi ispettivi (ASL, Arpa, INL) possono avvenire in qualsiasi momento. E quando accade, l’azienda deve essere pronta. Può essere importante avere una guida estremamente pratica per affrontare un’ispezione in modo efficace, riducendo rischi e sanzioni, e trasformando un momento critico in un’opportunità di miglioramento.

Quando arriva l’ispezione: cosa aspettarsi

Le ispezioni possono essere:

  1. Programmate: in base a campagne mirate o settori a rischio.
  2. Su segnalazione: da parte di lavoratori, sindacati o enti pubblici.
  3. A seguito di incidenti: in caso di infortuni gravi, mortali o malattie professionali.
  4. Di follow-up : per verificare l’attuazione di prescrizioni precedenti.

L’ispettore in qualità di ufficiale di polizia giudiziaria ha diritto di accesso immediato durante l’orario di lavoro. Se il responsabile aziendale non è presente, è bene che raggiunga il sito il prima possibile: dimostrare collaborazione è già un primo passo positivo. In ogni caso è importante pensare a dei validi sostituti, che possano affrontare queste criticità, anche in assenza del responsabile, che nella logica delle cose, non potrà mai essere sempre disponibile e presente per mille motivi.

Le fasi dell’ispezione

  1. Incontro iniziale: l’ispettore spiega lo scopo e l’ambito del controllo.
  2. Revisione documentale: In Italia le procedure prevedono quasi sempre di iniziare dalla verifica di tutti i documenti presenti : a titolo esemplificativo si parla di tutti i DVR, registri infortuni o analoghi, formazione, DPI, piani di emergenza.
  3. Walkaround: una volta terminata la verifica documentale, di norma l’ispettore visita agli ambienti di lavoro, verifica delle condizioni lavorative ed ambientali, osservazione diretta.
  4. Interviste ai lavoratori: individuali o di gruppo, possono essere svolte senza la presenza del datore di lavoro.
  5. Incontro finale: comunicazione delle richieste, come ad esempio integrazioni documentali ma anche delle eventuali violazioni e delle azioni correttive richieste.

Strategie per affrontare l’ispezione

  • Preparazione preventiva: avere un piano, formare i lavoratori interessati e chiamati a rispondere (preposti, uff. HR/personale, uff. SPP, ecc) , definire ruoli e procedure.
  • Decidere prima a tavolino : chi parla con chi. Chi accompagna e chi si deve occupare dell’ intera visita. Qualche organizzazione lo ha perfino esplicitato nel piano di emergenza.
  • Documentazione pronta e ordinata: fornire solo ciò che viene richiesto, tenere traccia delle copie.
  • Accompagnare l’ispettore: durante tutta la visita, spiegare processi e contesto.
  • Risolvere subito le piccole non conformità: dimostra impegno e reattività.
  • Proteggere informazioni riservate: come segreti industriali o dati sensibili.
  • Educare i lavoratori: a rispondere con sincerità, senza timore, evitando risposte affrettate.
  • Evitare di nascondere e dire cose non vere : la fiducia si conquista a gocce e si perde a secchi. Se l’ispettore percepisce diffidenza o peggio manipolazioni e bugie, l’incontro può diventare molto critico da gestire.
  • Informare la direzione : occorre organizzare che in automatico al termine della verifica, le persone coinvolte si apprestino a preparare un rapido report, che sia di informazione per il management : scopi, esiti, personale interpellato, luoghi visitati e eventuali criticità.

Dopo l’ispezione: cosa fare

E’ abbastanza normale che al termine dell’ ispezione, vengano richiesti ulteriori documenti, file e certificazioni, da spedire comodamente via mail, negli uffici preposti entro una data di scadenza  decisa dagli ispettori stessi. Se vengono rilevate violazioni, l’azienda riceverà un verbale con indicazioni e scadenze.

È possibile:

  • Adeguarsi: correggere le non conformità e comunicarlo agli enti.
  • Contestareresentare osservazioni o ricorso.
  • Richiedere un incontro informaleer chiarire, ridurre sanzioni o spiegare il contesto.

Le ispezioni sulla sicurezza non sono un ostacolo da temere, ma un’opportunità per dimostrare l’impegno concreto dell’azienda nella tutela dei lavoratori. Prepararsi in anticipo, formare il personale, mantenere la documentazione aggiornata e instaurare un clima di collaborazione con gli enti ispettivi sono azioni che fanno la differenza.In un contesto normativo sempre più attento e in un mercato che premia le imprese più responsabili.

Affrontare un’ispezione con consapevolezza e trasparenza non solo riduce i rischi sanzionatori, ma rafforza la reputazione aziendale e contribuisce a costruire una cultura della sicurezza solida e duratura.Perché la vera conformità non si improvvisa: si costruisce ogni giorno, con metodo, visione e partecipazione.

COSA DICE LA LEGGE

In Italia, le ispezioni sulla sicurezza sono regolate dal D.Lgs. 81/2008 e dal D.Lgs. 758/1994. Gli organi di vigilanza possono:

  • Accedere ai luoghi di lavoro senza preavviso.
  • Richiedere e accedere a tutta la documentazione e le informazioni pertinenti.
  • Intervistare i lavoratori.
  • Emettere prescrizioni, sanzioni o sospensioni dell’attività.

Le sanzioni variano da ammende a arresti, in base alla gravità e alla recidiva. Nel 2021 infine è stato ripristinato l’allegato 1 del TU 81/08 e la relativa sospensione delle attività.

È fondamentale collaborare, documentare e dimostrare l’impegno continuo nella prevenzione.

INDICAZIONI OPERATIVE

  1. Prepara un piano di gestione dell’ispezione: con ruoli, procedure e comunicazioni interne.
  2. Forma i lavoratori: su come comportarsi, cosa dire e cosa evitare.
  3. Mantieni la documentazione aggiornata: DVR, formazione, DPI, piani di emergenza.
  4. Designa un referente aziendale: sempre reperibile e formato.
  5. Accompagna l’ispettore: durante tutta la visita, fornendo spiegazioni e chiarimenti.
  6. Proteggi le informazioni riservate: chiedi motivazioni per l’accesso a zone sensibili.
  7. Registra l’ispezione: con foto, video e appunti.
  8. Rispondi con trasparenza: ma senza fornire informazioni non richieste.
  9. Gestisci le non conformità: correggi subito quelle minori, pianifica le altre.
  10. Partecipa all’incontro informale: con il massimo livello dirigenziale disponibile.