Il Piano di Continuità Operativa (BCP) è uno strumento strategico essenziale per garantire la resilienza aziendale di fronte a eventi imprevisti. Questo articolo prova a guidare le organizzazioni nella costruzione di un BCP efficace, dalla valutazione dei rischi alla definizione delle funzioni critiche, fino all’attivazione del piano, alla comunicazione in emergenza e al ritorno alla normalità. Un approccio strutturato, testato e aggiornato regolarmente permette di affrontare le crisi con prontezza, proteggere persone e processi e salvaguardare la reputazione aziendale.

Cosa tratta :

Nel contesto attuale, caratterizzato da crisi sempre più frequenti e interconnesse—dai cyber attacchi ai disastri naturali—la continuità operativa non è più un’opzione, ma una necessità strategica. Un piano di continuità operativa (Business Continuity Plan - BCP per comodità) ben strutturato può fare la differenza tra una ripresa rapida e un danno più o meno irreparabile.Un BCP efficace nasce da fondamenta solide. Prima di iniziare a scriverlo, è essenziale :

· Chiarire gli obiettivi,

· Identificare i rischi principali

·  Coinvolgere le persone giuste.

Le domande chiave da porsi sono:

· Quali sono i rischi più significativi?

· Quali funzioni devono continuare?

· Cosa significa resilienza per l’organizzazione?

Il Business Continuity Management Team (BCMT) è il gruppo incaricato di progettare, attuare e aggiornare il piano. Include figure chiave come l’Executive Sponsor, il BCP Manager e il Crisis Management Lead, oltre a rappresentanti di IT, HR, comunicazione e legale. Ogni ruolo deve avere compiti precisi e un sostituto designato.

Valutazione dei rischi e pianificazione

È fondamentale identificare i rischi più rilevanti, le funzioni aziendali critiche e le priorità di ripristino. Questo include la valutazione dei rischi, l’analisi d’impatto (BIA), la revisione dei piani esistenti e la definizione della tolleranza al rischio. Una pianificazione strutturata con timeline, compiti e monitoraggio è essenziale.Le funzioni critiche devono essere identificate e associate a obiettivi temporali di ripristino. Le strategie includono backup, sedi alternative, fornitori esterni e comunicazioni integrate. I piani di contingenza coprono scenari in cui le strategie standard non bastano.Il piano deve prevedere criteri di attivazione, autorità decisionale, flussi operativi e procedure di allerta. Ogni membro del team deve sapere cosa fare. La comunicazione deve essere tempestiva e coerente, con canali alternativi in caso di guasto dei sistemi principali.

La comunicazione è essenziale per mantenere coesione e fiducia. Il piano distingue tra pubblico interno ed esterno, assegna responsabilità, definisce canali e include messaggi pre-approvati. Sono previsti anche piani di backup per garantire la continuità informativa.Durante la crisi, è necessario monitorare i progressi, adattare le strategie e guidare il ritorno alla normalità. Il piano deve definire con esattezza, metriche, responsabilità, frequenza dei check-in e criteri per la disattivazione delle risorse alternative. Il debriefing post-crisi è fondamentale per migliorare.Il piano deve essere testato regolarmente con esercitazioni tabletop, simulazioni e test funzionali. La formazione deve coinvolgere tutto il personale chiave più volte (una sola non è consigliata). La manutenzione prevede revisioni periodiche, aggiornamenti dopo eventi significativi e tracciamento delle modifiche.

A chiudere

Il piano si apre con una dichiarazione di policy, obiettivi misurabili, ruoli chiave e una sintesi delle sezioni principali. L’approvazione da parte della leadership rafforza l’impegno aziendale verso la resilienza. Poi di norma si producono una serie di allegati, che possono essere aggiornati, modificati, migliorati e dove sono conservati tutti i materiali di supportoiani di emergenza, liste di contatto, checklist, polizze assicurative, documenti normativi, mappe, materiali formativi, report di test e dati dei fornitori. La lista degli allegati deve essere aggiornata e facilmente consultabile.

 

Indicazioni operative :

1. Definisci gli obiettivi del piano e i rischi prioritari

2. Costituisci il team di gestione della continuità (BCMT)

3. Identifica le funzioni aziendali essenziali

4. Stabilisci obiettivi di ripristino (RTO/RPO)

5. Sviluppa strategie di recupero e piani di contingenza

6. Definisci protocolli di attivazione e comunicazione

7. Prevedi test periodici e formazione del personale

8. Monitora l’efficacia e aggiorna il piano regolarmente