Una volta adottato un piano welfare, ad esempio tramite regolamento aziendale, questo non deve rimanere immodificabile fino alla sua naturale scadenza, ma necessita di periodiche revisioni al fine di adattarlo ai bisogni dei lavoratori che possono essere in continua mutazione.

Questo aggiornamento è meglio definito con il concetto di ottimizzazione del piano welfare che per concretizzarsi deve prevedere fasi e passaggi ben articolati, basati sul coinvolgimento e la comunicazione tra le parti e un’alta dose di approfondimenti tecnici e operativi.

In linea generale, si devono prevedere i seguenti passaggi:

  • Monitoraggio e valutazione dell’esistente, da realizzare attraverso strumenti di analisi e rilevazione come: questionario di clima, gradimento dei benefit esistenti e delle modalità di erogazione, colloqui individuali o collettivi con i dipendenti, incontri con le rappresentanze sindacali, ecc.
  • Riorientamento del piano rispetto a forme, contenuti e nuovi bisogni emergenti
  • “Libera scelta” dei lavoratori e lavoratrici: sia all’interno di un ampio e diversificato paniere di beni e servizi, sia nell’esercitare l’opzione tra salario e welfare nel caso di premio di risultato.
  • Flessibilità e duttilità del piano, anche attraverso un “conto welfare” che possa prevedere meccanismi di riporto all’anno successivo degli eventuali avanzi individuali.
  • Qualità del piano: mediante una selezione attenta dei fornitori (criteri sociali, “km zero”, certificazioni, etc.), specie nel caso si utilizzino “titoli” (voucher) o convenzioni con provider esterni.
  • Eventuale integrazione delle misure di welfare aziendale in senso stretto con altri aspetti della prestazione lavorativa (orario, congedi, permessi, etc.).
  • Armonizzazione tra i diversi “pilastri” del welfare in azienda, cercando di rendere complementare il welfare negoziato in azienda con quello offerto unilateralmente dalle imprese, ed evitando sovrapposizioni con quello di origine contrattuale e bilaterale.
  • Stabilizzazione del piano, anche attraverso la sua formalizzazione nelle modalità più opportune: dall’inserimento del welfare in programmi o regolamenti aziendali, o nella sua contrattualizzazione attraverso gli accordi integrativi aziendali o sulla detassazione del premio di risultato.