L'INAIL con la circolare n. 43 del 25 agosto 2009, ha emanato le istruzioni operative per la trasmissione dei nominativi degli RLS. L'Istituto afferma che, a differenza di quanto disposto dal D. Lgs 81/2008, la comunicazione dei nominativi degli RLS non deve più essere effettuata con cadenza annuale, ma solo in caso si nuova nomina o designazione.
I datori di lavoro che hanno ottemperato all'obbligo secondo quanto stabilito dal D.Lgs 81/2008 (con riferimento alla situazione al 31 dicembre 2008), non devono effettuare alcuna comunicazione, se non sono intervenute variazioni di rilievo, come nuove nomine e designazioni, nel periodo che va dal 1 gennaio al 25 agosto 2009 (data della circolare INAIL).
I datori di lavoro che non hanno effettuato alcuna comunicazione, devono inviare la segnalazione per la prima volta secondo le istruzioni allegate alla presente notizia.
Per quei datori di lavoro che non si trovano in nessuno dei due casi sopra descritti, l'obbligo di comunicazione scatta in occasione della prima elezione/designazione del RLS. Le comunicazione successive devono avvenire solo se intervengono mutamenti alla situazione attuale, nel caso di mancata segnalazione la situazione si ritiene immutata.
Si ricorda che sono obbligati a effettuare tale comunicazione i datori di lavoro ovvero i dirigenti ai quali è stata attribuita questa funzione, del settore pubblico e privato. Sono invece escluse la Amministrazioni, gli Istituti e le Organizzazioni. La circolare ricorda, altresì, che tali elezioni non sono un obbligo del datore di lavoro ma un facoltà per il lavoratore che potrebbe anche non essere esercitata. Il datore di lavoro non può decidere al riguardo.
La comunicazione potrà essere effettuata per via telematica, direttamente dal sito dell'INAIL attraverso il punto cliente. Tale procedura può essere utilizzata per le prime comunicazioni o per le variazioni  a seguito di nuove nomine. La comunicazione deve riguardare la singola azienda, ovvero per ciascuna unità produttiva dell'azienda stessa nella quale operano i Rappresentanti.